Per quanti anni conservare i documenti sanitari e fiscali

Quanto a lungo conservare un documento non dipende dal formato né dal tipo di firma: dipende da che documento è, da chi sei e in quale contesto lo hai prodotto. Le fatture seguono le scritture contabili, le cartelle cliniche di ricovero hanno una regola propria e molti documenti ambulatoriali non hanno un termine unico scritto in una norma.

Prima di cancellare qualsiasi cosa rispondi a quattro domande: che documento è, chi è obbligato a conservarlo, in quale ambito è nato e da quando decorre il termine. Se una fonte non copre il tuo caso, non estendere per analogia: definisci una regola di studio motivata.

• Che cosa conservi: documento firmato, copia, referto ed evidenze del processo di firma sono cose diverse, con termini diversi
• Chi è obbligato: professionista, studio, struttura di ricovero o fornitore della firma: lo stesso documento ha obblighi diversi in mani diverse
• Da quando: il termine decorre da un evento preciso, per esempio l'ultima registrazione contabile, non dalla data in cui archivi
• Su quale fonte: ogni termine in tabella rimanda alla disposizione che lo stabilisce, con la data di verifica

Come leggere un termine di conservazione

Un termine si applica a un documento preciso, in capo a un soggetto preciso, in un ambito preciso: la conservazione illimitata delle cartelle cliniche, per esempio, riguarda le strutture di ricovero e cura, non l'archivio di uno studio ambulatoriale. Prima di applicare un numero, verifica che documento, soggetto e ambito coincidano con il tuo caso.

Conta anche la decorrenza: il termine delle scritture contabili parte dall'ultima registrazione, non dalla data del documento. E se la fonte prevede estensioni, il termine minimo può allungarsi.

Documenti fiscali: fatture e scritture contabili

Se sei tenuto a fatture e scritture contabili, si conservano 10 anni dall'ultima registrazione, come stabilisce l'articolo 2220 del codice civile.

Il fisco può allungare l'attesa: finché gli accertamenti sul periodo d'imposta non sono definiti, l'articolo 22 del DPR 600/1973 impone di non distruggere nulla. Prima di eliminare un'annata, controlla che non ci siano verifiche aperte.

Documentazione clinica: ricovero e ambulatorio

Le cartelle cliniche e i relativi referti delle istituzioni pubbliche e private di ricovero e cura si conservano senza limite di tempo. La regola riguarda le strutture di ricovero e cura: la fonte non la estende agli studi ambulatoriali.

Per consensi e altra documentazione ambulatoriale non esiste un termine unico stabilito da una norma: definisci una regola di studio motivata — quale classe, quanto, da quando e perché — invece di copiare il termine di un'altra categoria. Le cartelle sanitarie e di rischio dei lavoratori seguono la disciplina specifica della sorveglianza sanitaria.

Radiologia: immagini e referti

Per la documentazione iconografica non consegnata al paziente e resa disponibile per successive esigenze mediche, le immagini si conservano almeno 10 anni e i relativi resoconti a tempo indeterminato.

La regola distingue i documenti del punto a) dell'articolo 3 dai resoconti del punto b): controlla in quale categoria rientra ciò che vuoi eliminare prima di applicare il termine.

Le evidenze della firma FEA le conserva il fornitore

Se usi una soluzione di firma elettronica avanzata, il soggetto che la eroga conserva per almeno 20 anni copia del documento di riconoscimento, della dichiarazione di accettazione e delle altre evidenze del processo, e deve fornirtene copia gratuita se la chiedi.

Questo obbligo riguarda le evidenze del servizio, non il tuo archivio: un consenso firmato con FEA non eredita il termine delle evidenze. Il documento segue la sua classe, come qualsiasi altro documento dello studio.

Firma, archivio, backup e conservazione: quattro funzioni diverse

La firma collega una persona a una versione del documento; l'archivio serve a trovarlo nel lavoro quotidiano; il backup crea copie per recuperare i dati dopo un guasto o una perdita; la conservazione mantiene nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità e permette di esibire il documento quando serve.

Un PDF firmato, un salvataggio cloud o un backup riuscito non sono, da soli, conservazione. Prima di cancellare carta, chiudere un archivio o cambiare gestionale, apri un campione esportato e controlla che documento, firma e collegamenti siano ancora leggibili e verificabili.

• Firma: collega persona e documento al momento della sottoscrizione
• Archivio: rende il documento reperibile nell'uso corrente dello studio
• Backup: permette di recuperare i dati dopo perdita, guasto o indisponibilità
• Conservazione: mantiene nel tempo caratteristiche, collegamenti ed esibibilità secondo il processo applicabile