Come fare una fattura sanitaria: dalla compilazione all'invio

Se fatturi una prestazione a un paziente, il percorso è semplice: emetti la fattura entro dodici giorni, la consegni su carta o in PDF e, se rientri nelle categorie obbligate, invii i dati della spesa al Sistema Tessera Sanitaria.

E la fattura elettronica? Per le prestazioni sanitarie ai pazienti è vietata: quelle fatture non passano mai dal Sistema di Interscambio (SdI). Il canale elettronico resta per gli altri rapporti, per esempio verso aziende ed enti.

• Fatturi a un paziente: la fattura resta fuori dallo SdI, con o senza obbligo di invio al Sistema TS
• Fatturi a una struttura, un'azienda o un collega: nessun divieto automatico: vale il canale ordinario, spiegato più sotto

Prima di compilarla: chi riceve la fattura

Individua il destinatario reale: il paziente, ma anche una struttura, un'impresa, un ente o un altro professionista. Poi descrivi la prestazione e la sua finalità concreta: sono questi due elementi, non la qualifica sanitaria di chi emette, a decidere IVA e canale.

Una prestazione resa direttamente al paziente e la stessa attività svolta per conto di una struttura seguono spesso regole diverse: se destinatario o rapporto non sono chiari, chiariscili prima di compilare.

Dati da inserire e diciture da scrivere

Inserisci i dati fiscali di chi emette e di chi riceve, la data, il numero progressivo, la descrizione della prestazione e il corrispettivo. La fattura immediata va emessa entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione — e per una prestazione professionale l'operazione si considera effettuata quando incassi: in pratica la fattura accompagna il pagamento, e un acconto va fatturato subito, per la parte incassata.

La descrizione deve far riconoscere l'operazione ai fini fiscali senza trasformare la fattura in una cartella clinica: evita diagnosi, anamnesi e dettagli sanitari che non servono allo scopo del documento.

• Dicitura per l'esenzione IVA: per una prestazione di diagnosi, cura o riabilitazione scrivi per esempio «Operazione esente IVA ai sensi dell'articolo 10, numero 18, del DPR 633/1972»
• Dicitura per il bollo: se il documento è soggetto all'imposta, indica l'assolvimento del bollo secondo la modalità usata; il percorso completo è nella guida sulla marca da bollo
• Numero e data: progressivo senza incoerenze e data di emissione; puoi ripartire da uno a ogni anno, purché il numero resti univoco (per esempio 12/2026)

IVA e bollo: due controlli distinti

Le prestazioni sanitarie di diagnosi, cura e riabilitazione rese alla persona sono esenti IVA, ma l'esenzione dipende dalla natura e dalla finalità della prestazione, non dalla sola iscrizione all'albo: una perizia o un'altra prestazione senza finalità terapeutica può essere imponibile.

Stabilito il trattamento IVA, controlla il bollo: se la somma delle operazioni senza IVA nel documento (esenti, non soggette o non imponibili) supera 77,47 €, l'imposta è in genere 2,00 €. Chi la paga, come si versa e il caso del regime forfettario sono nella guida sulla marca da bollo.

Fattura elettronica sanitaria: quando lo SdI è vietato

Quasi ogni fattura a un paziente resta fuori dallo SdI: il verdetto rapido è nella tabella dei casi a inizio guida, qui trovi il perché. Le basi normative sono due. Se trasmetti i dati della spesa al Sistema TS, vale il divieto dell'articolo 10-bis. Se al Sistema TS non sei tenuto, vale l'articolo 9-bis, che copre le prestazioni sanitarie fatturate a persone fisiche: anche lì il documento resta fuori dallo SdI. In entrambi i casi il divieto è permanente. Il rovescio della regola: ciò che non è una prestazione sanitaria — una docenza, una perizia — viaggia via SdI anche verso la stessa persona.

Non esiste un tipo fiscale autonomo chiamato fattura elettronica sanitaria: l'espressione descrive la fattura di una prestazione sanitaria o il dubbio sul canale. Una fattura verso una struttura, un'impresa, un ente o un altro professionista non eredita il divieto del paziente: lì la fattura elettronica di norma è obbligatoria, e i casi in cui serve hanno una guida dedicata. Hai una fattura concreta davanti? Il verificatore di fattura sanitaria ti dice in pochi passaggi se va al Sistema TS o allo SdI e se serve il bollo.

Emissione e consegna della fattura

Quando la fattura resta fuori dallo SdI non trasmetti alcun file XML tramite il Sistema di Interscambio: emetti il documento e lo consegni al paziente come preferisci, in PDF via email o su carta. Il divieto riguarda il canale SdI, non il formato: la FAQ del Garante descrive la consegna cartacea, ma un processo digitale ordinato di emissione e consegna — fattura dal gestionale, copia al paziente, esito archiviato — funziona benissimo.

Quando invece il rapporto passa dallo SdI, l'originale è il file elettronico accettato dal sistema e l'eventuale PDF consegnato al destinatario è una copia di cortesia. In ogni caso conserva la prova del canale e della consegna; le fatture nate digitali si conservano in digitale, con i termini raccolti nella guida sulla conservazione.

Sistema TS e opposizione dell'assistito

Dopo l'emissione verifica se devi trasmettere la spesa al Sistema TS: l'obbligo riguarda categorie precise — per esempio medici e odontoiatri, psicologi, fisioterapisti, infermieri, farmacie e strutture accreditate — e l'elenco completo con il percorso di invio è nella guida al Sistema Tessera Sanitaria. L'invio riguarda i dati della spesa per la dichiarazione precompilata: non è l'invio della fattura al paziente e non la sostituisce.

Se l'assistito si oppone all'uso della spesa nella precompilata, il flusso prevede trasmissione senza codice fiscale e l'apposito indicatore. L'opposizione cambia l'uso del dato: non cancella la fattura e non autorizza l'invio tramite SdI.

1. Verifica l'obbligo: controlla nella guida al Sistema TS se categoria, documento e spesa rientrano nella trasmissione
2. Invia e controlla: trasmetti quando previsto, conserva ricevuta ed esito e gestisci eventuali anomalie o scarti

Come correggere la fattura o il dato TS

Se ti accorgi dell'errore prima della consegna, correggi direttamente il documento. Se la fattura è già stata emessa non modificarla in modo informale: serve la nota di variazione o la procedura adatta al tipo di errore, da valutare con il tuo commercialista.

Se è errato anche il dato trasmesso al Sistema TS, esegui separatamente l'operazione ufficiale di variazione o cancellazione e controlla il nuovo esito. Conserva fattura, correzione e ricevute collegate.

1. Prima della consegna: correggi dati, trattamento e destinatario direttamente sul documento
2. Dopo l'emissione: usa la nota di variazione o la procedura adatta, senza alterare il documento emesso
3. Dato TS: aggiorna o cancella il dato con il servizio ufficiale e verifica il nuovo esito